Muito se tem discutido sobre o fim do papel como mídia , meio físico suporte de bases de informações. Especialistas , consultores , articulistas tem desenvolvido estudos ao longo dos últimos 15 anos com previsões sobre quando e porque vai terminar o ciclo de vida da mídia papel. Para podermos melhor refletir sobre essa possibilidade vamos recordar alguns eventos que ocorreram desde o surgimento da imagem como mídia suporte.
1. A AIIM em 2000 fez uma pesquisa que resultou em uma projeção de cinco anos sobre a utilização dos três principais tipos de mídias : o papel , a imagem e o microfilme. Nesse estudo constava que no ano 2000 ,95 % da informação do mundo encontrava-se em papel , 3 % em microfilme e 2% em imagem. A previsão para 2005 é que haveria um decréscimo do papel para 92 % e do microfilme para 1% , com a imagem subindo para 7 %. No entanto no mesmo período a base da informação cresceria 8 %. Isto significava que a quantidade de informações em papel ainda cresceria cerca de 3 %. Este estudo não levava em consideração a base de e.mails.
2. Em 2004 a Universidade de Berkeley – USA desenvolveu um estudo procurando avaliar qual o volume de informações armazenado no mundo incluindo e.mails , bancos de dados virtuais , dados em memórias de PCs e de grandes computadores , etc. e chegou à conclusão que existiam cerca de 57 bilhões de GigaBytes . No entanto quando avaliavam exclusivamente o suporte em midias físicas o papel ainda tinha uma condição preponderante.
3. Entre o fim da década de 1990 e o inicio dos anos 2000 houve uma febre do escritório sem papel. A idéia era eliminar tudo que estivesse em papel e que não tivesse mais utilização para as organizações , manter o estritamente necessário como comprovação legal e passar o restante para imagem. Muitas empresas adotaram o dia do “paper less” onde toda a estrutura da empresa se dedicava exclusivamente ao descarte do papel. Tive a oportunidade de vivenciar inúmeros problemas posteriores de falta de comprovantes gerados por essa iniciativa a qual era feita sem muitos procedimentos e com a finalidade precípua de eliminar o papel. Duas grande empresas tiveram multas vultuosas pois na ânsia de ganharem o prêmio de melhor departamento descartaram documentos que não podiam ser substituídos pela imagem.
4. Em 1998 uma empresa de copiadoras lançou no mercado um produto que era um scanner acoplado ao uma leitora e com uma memória de armazenamento de alguns Megabytes . A publicidade era que com aqueles equipamentos não haveria mais papel nos escritórios. Só que esqueceram de informar aos clientes sobre a incompatibilidade do software de armazenamento com outros aplicativos de mercado e todos os que descartaram os documentos em papel perderam a base de informação de forma definitiva.
5. Com a grande preocupação com o meio ambiente e com o desmatamento , várias reportagens foram feitas indicando o uso do papel como o grande vilão e identificando a necessidade de transferência da base de informações para outras mídias. Uma delas indicava que o volume de papel utilizado no mundo , se empilhado, daria uma distância duas vezes superior a da Terra à Lua. No entanto , pesquisas realizadas nos USA , uma das quais publicada no Washington Post , dão conta que só cerca de 30 % do papel consumido em um escritório é dedicado ao armazenamento definitivo de informações Estas são algumas poucas considerações entre tantas outras existentes que nos permitem refletir sobre o fim do papel como meio suporte de informação. Temos conhecimento que as novas tecnologias cada vez mais descartam o uso do papel como base de informação , só que ainda há necessidade de mantermos muita coisa impressa.
Há uma tendência natural de substituição do papel pela imagem , a qual não deve ser imposta mas adquirida gradativamente para que não ocorra um reflexo em prejuízos não só financeiros , mas de base de sustentação das atividades da empresa . Acredito que já passamos a fase em que fornecedores de produtos de imagem forçavam sua propaganda na pura e simples eliminação do papel. Hoje há uma consciência de se apresentar ao cliente uma solução possível e honesta. Isso pode se dar através da utilização de sistemas integrados de midias ( as chamadas midias hibridas ) ,procurando tirar proveito da massa de informações já armazenadas do passado , mas com uma visão avançada das tendências atuais e futuras e buscando o ponto de equilíbrio financeiro em cada nova solução implementada.
O papel , desde a invenção do papiro passou a ser incluído em todas as atividades humanas , a ponto de não percebermos a presença dele em nossa rotina diária. É base da cultura da humanidade. A simples substituição do mesmo por outros meios poderá vir a ocorrer , porém levará muitos e muitos anos e terá que superar muitas dificuldades de adaptação da cultura , da portabilidade , da legalização , da facilidade de acesso e leitura , do custo , etc. Haverá a necessidade de mudanças de utilização do mesmo e adaptação as novas tecnologias , fato que demanda o aprendizado e aculturamento de algumas gerações. Como disse o presidente do grupo Gartner em uma palestra pública na AIIM : “o papel como base informação só vai acabar quando acabar o papel usado nas toaletes” Luiz Santoyo – Diretor de Relações Externas da ABGD ( Associação Brasileira de Gerenciamento de Documentos).
